BLUE ROOM
Datenschutzhinweise für den geschützten BLUE ROOM Mitgliederbereich und seine Betreuung. Sie ergänzen die Datenschutzerklärung von Blue World Studio.
Blue Department GmbH, Agentur Blue World Studio, Heesenstraße 70, Büro XIa, 40549 Düsseldorf, Deutschland. E-Mail: info@blueworld.studio. Für Fragen zu deinem Community-Profil und Datenschutz erreichst du Bodo auch unter bodo@blueworld.studio. Vollständiges Impressum.
Der Zugang ist auf ausdrücklich freigeschaltete aktive Mitglieder und Hosts beschränkt. Zur Anmeldung verarbeiten wir deine zugeordnete E-Mail-Adresse, Konto- und Profilkennung, gehashte Code-Prüfwerte sowie Sitzungsdaten. Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und Browserinformationen verarbeitet. Die reine Freischaltung versendet keine Nachricht; einen Anmeldecode erhältst du erst, wenn du ihn selbst anforderst.
Codes sind fünf Minuten gültig. Sitzungen laufen nach einem Tag ohne Erneuerung ab; Abmelden widerruft die Sitzung. Geschützte, technisch notwendige Sitzungscookies ermöglichen den Zugang. Ohne die erforderliche E-Mail-Adresse und Sitzung ist keine Anmeldung möglich. Missbrauchsschutz begrenzt Code- und Zugriffsanfragen.
Im Mitgliederverzeichnis stehen berufliche Basisangaben wie Name, Unternehmen und Rolle sowie die jeweils bereitgestellten Profiltexte, Themen, Interessen, Unterstützungswünsche und freigegebenen Fotos. Ein freiwilliger LinkedIn-Link führt erst bei deinem Klick zur externen Website; es wird kein LinkedIn-Widget eingebettet. Ausgefüllte Aufnahme-Fragebögen können als Grundlage für das Profil dienen. Eigene Profiländerungen werden versioniert gespeichert.
Diese Profilangaben sind für angemeldete aktive Community-Mitglieder und Hosts sichtbar, nicht als öffentliches Mitgliederverzeichnis vorgesehen. Deine Login-E-Mail ist kein öffentliches Profilfeld. Intern gekennzeichnete Kontaktwünsche, Gesprächsnotizen und Host-Einschätzungen erscheinen nicht im Mitgliederprofil. Für die Zuordnung und Aktualisierung nutzen wir neben deinen eigenen Angaben die bestehende Mitgliederverwaltung in monday.com, Community-Korrespondenz und berufliche Kontaktdaten in Google Workspace. Ein Foto oder Login belegt für sich genommen keinen ausgefüllten Fragebogen.
Freiwillige Angaben und Fotos verwenden wir nur im Rahmen der jeweiligen Freigabe. Du kannst deine Angaben berichtigen lassen, freiwillige Inhalte entfernen und dich wegen einer Einschränkung oder Löschung an uns wenden. Ein intern vorbereiteter Profiltest ist keine automatische Veröffentlichung neuer Angaben für alle Mitglieder.
Wenn du ein Intro anfragst, speichern wir die beteiligten Profile, deinen Text, Zeitpunkte, Bearbeitungsstatus und den notwendigen Verlauf. Nur du als anfragendes Mitglied sowie Bodo und Paulina sehen die Anfrage und deinen Text auf der Plattform. Die angefragte Person sieht beides dort nicht und erhält durch das Anfragen keine automatische Nachricht. Unter „Meine Anfragen“ siehst du ausschließlich selbst gestellte Anfragen.
Neue Anfragen lösen eine kurze E-Mail an die beiden Hosts aus: enthalten sind die Namen und ein Link zum geschützten Host-Bereich, nicht dein Anfragetext. Eine persönliche Vorstellung begleiten Bodo und Paulina gesondert. Eine Rücknahme beendet die offene Anfrage; sie ist keine automatische Löschung des bisherigen Vorgangs.
Für die interne Vorbereitung gleichen wir berufliche Fragebogenangaben, freigegebene Profilinformationen, relevante Gesprächsquellen und frühere Verbindungen ab. Dazu können getrennt zugeordnete Rückmeldungen, ausdrücklich geäußerte Kontaktgrenzen und Kapazitätsangaben gehören. Ein persönlicher Host-Impuls bleibt eine Einschätzung des jeweiligen Hosts, keine bestätigte Eigenschaft oder Aussage des Mitglieds.
Vorschläge, interne Begründungen und Teilnehmer-Rückmeldungen sind nur für die Hosts zugänglich. Technische Regeln und KI-gestützte Assistenz unterstützen die Vorbereitung; Bodo und Paulina prüfen die Vorschläge und begleiten tatsächliche Vorstellungen. Es werden keine Persönlichkeits-Scores erstellt und keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung getroffen. Eine fehlende Rückmeldung gilt nicht als positive oder negative Bewertung.
Direkt im BLUE ROOM gespeicherte Aufzeichnungen werden über den geschützten Plattformzugang ausgeliefert. Andere Aufzeichnungen verwenden einen eingebetteten Fireflies-Player. Dieser wird erst geladen, wenn du nach dem Hinweis im Player ausdrücklich „Fireflies-Video laden“ auswählst. Dann erhält Fireflies technische Daten wie deine IP-Adresse und Browserinformationen; dabei können Cookies oder andere Speichertechniken des Anbieters und Verarbeitungen außerhalb der EU, insbesondere in den USA, hinzukommen. Ohne Aktivierung wird kein Fireflies-Player geladen. Beim Schließen entfernen wir die Einbettung; bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht rückwirkend gelöscht.
Angaben zur weiteren Verarbeitung findest du in der Datenschutzerklärung von Fireflies. Der Hinweis und deine Auswahl gelten für den jeweiligen geöffneten Player; wir speichern dafür keine dauerhafte Freigabe für alle Videos.
Cloudflare: Pages/Workers stellen die Anwendung bereit. Die D1-Datenbank und der private R2-Bild-/Dateispeicher sind mit EU-Jurisdiktion eingerichtet. Das ist keine Zusage, dass sämtliche Verbindungs-, Support- oder Anbieterdaten ausschließlich in der EU verarbeitet werden. Profilfotos werden nicht aus einem öffentlich freigegebenen R2-Bucket geladen.
Brevo: Der Dienst versendet angeforderte Anmeldecodes und die beschriebenen Host-Benachrichtigungen. Übermittelt werden die nötigen Empfänger-, Absender- und Nachrichtenangaben. Die Anmeldung ist keine Newsletter-Anmeldung. Brevo kann Zustell-, Öffnungs- und Klickdaten verarbeiten; die Aufbewahrung der Transaktionslogs ist auf einen Monat begrenzt und Nachrichtenvorschauen werden nicht gespeichert. Für künftig versendete transaktionale E-Mails ist die kontoweite Anonymisierung von Öffnungs- und Klickereignissen aktiviert: Diese Ereignisse werden weiterhin erfasst, aber nicht mehr einzelnen Kontakten zugeordnet. Das ist keine vollständige Abschaltung des Trackings und anonymisiert nicht automatisch ältere Ereignisse oder notwendige Empfänger- und Zustelllogs. Zusätzlich übergeben wir bei BLUE-ROOM-Nachrichten pro Empfänger die Anbieteroption zur anonymisierten Öffnungserfassung; deren eigene Wirkung hängt von der entsprechenden Kontofunktion ab.
monday.com und Google Workspace: Sie dienen der Mitgliederverwaltung, Fragebogenzuordnung, beruflichen Gesprächsdokumentation und Community-Kommunikation. Die Plattform ist keine automatische Live-Synchronisierung aller dort gespeicherten Daten. Interne Gesprächsnotizen werden nicht als Mitgliedsprofil veröffentlicht.
OpenAI/Codex und Fireflies: Bei der internen Aufbereitung können berufliche Formularantworten, Gesprächsnotizen und zur Auswertung bereitgestellte Transkriptinhalte durch KI-Assistenz verarbeitet werden. Die Aufbereitung unterstützt die Hosts; sie ist keine autonome Kontaktaufnahme. Die Aufzeichnung eines Gesprächs und die Veröffentlichung einer Aufzeichnung benötigen eine gesondert passende Grundlage und werden nicht allein durch den Plattform-Login freigegeben.
Je nach Dienst und Kontovertrag können Anbieter und Unterauftragnehmer auch außerhalb der EU/des EWR verarbeiten. Die konkreten Auftragsverarbeitungsvereinbarungen, Transfergrundlagen und Kontoeinstellungen sind Bestandteil des noch offenen abschließenden Startchecks; eine bereits vollständig abgeschlossene Vertragsprüfung wird hier nicht behauptet. Informationen zu den für deine Daten geltenden Vereinbarungen und verfügbaren Garantien kannst du beim Verantwortlichen anfragen.
Zugang, angefragte Community-Leistungen und Intro-Bearbeitung dienen der Durchführung der Mitgliedschaft bzw. deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Schutz vor Missbrauch, Zugriffskontrolle und die notwendige technische Nachvollziehbarkeit dienen unserem berechtigten Interesse an einem sicheren, verlässlich betreuten Mitgliederbereich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Verarbeitung auf deiner Einwilligung beruht, insbesondere bei entsprechend freigegebenen freiwilligen Inhalten oder externen Einbettungen, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die einzelnen Freigaben und ihre Reichweite bleiben maßgeblich; der Login ersetzt sie nicht.
Für den internen Nutzungsüberblick zählen wir angemeldete Accounts pro Kalendertag in Europe/Berlin und die Nutzung einzelner Funktionen. Ein Account zählt am Tag höchstens einmal, auch bei mehreren Geräten oder Neuladen. Dafür wird serverseitig aus dem Account und dem Tag mit einem geheimen Schlüssel eine täglich wechselnde Prüfkennung abgeleitet. Gespeichert werden Tag, die Gruppe Mitglied/Host und diese Kennung; kein Name, keine E-Mail oder Sitzungskennung. Dies ist eine zweckgebundene pseudonyme Deduplizierung, keine Behauptung vollständig anonymer Verarbeitung. Die Kennung wird nicht in den Inhaltszählern gespeichert und dient nicht dazu, zu zeigen, wer welches Profil oder Video angesehen hat.
Die Inhaltszähler enthalten nur Tag, Mitglied/Host-Gruppe, festen Aktionstyp, einen Themen-, Profil- oder Aufzeichnungsschlüssel und die jeweilige Summe. Erfasst werden unter anderem Profilaufrufe, Themenwahl, Suchvorgänge ohne Treffer, Player-Aufrufe, erfolgreiche Anfragen und Profilspeicherungen. Bei geschützten Plattform-Videos zählen wir zusätzlich Wiedergabestart und abgespielte Inhaltsanteile; Vorspulen ist kein Nachweis des Ansehens. Bei externen Fireflies-Playern ist nur das Öffnen messbar. Freie Suchbegriffe, private Texte, IP-Adressen, Gerätekennungen und personenbezogene Klickverläufe werden in dieser Auswertung nicht gespeichert. Es gibt keine Heatmaps, Session-Replays oder SalesViewer-Einbindung und keine zusätzlichen Analyse-Cookies oder dauerhaften Browserkennungen. Schnelle Wiederholungen werden nur im Arbeitsspeicher des geöffneten Browsers zusammengefasst.
Nur Bodo und Paulina können die Auswertung aufrufen; sie erhalten Tageszahlen und Inhaltssummen, keine täglichen Prüfkennungen. Die allgemeine Tagesübersicht enthält keine Besucher-Namenslisten. Prüfkennungen älter als 35 Tage werden bei weiteren neuen Tageszählungen schrittweise entfernt, höchstens 200 pro Aufruf. Ohne weitere Nutzung können sie länger bestehen. Bestehende Tagessummen bleiben dabei erhalten; der Anzeigezeitraum von höchstens 28 Tagen ist keine Zusage ihrer Löschung. Verbindliche Aufbewahrungsregeln und die abschließende Datenschutz-Startprüfung bleiben gesondert zu prüfen. Notwendige technische Anbieterprotokolle und die beschriebenen Verarbeitungen der Mail- und Videoanbieter bleiben davon unberührt.
Zusätzlich gibt es eine freiwillige namentliche Übersicht aktiver Tage. Sie beginnt für dich erst, wenn Bodo oder Paulina das Vorliegen deiner tatsächlich eingeholten mündlichen Zustimmung für diesen Zweck bestätigt und die Zählung aktiviert haben. Der Bestätigungszeitpunkt wird dokumentiert; er ist kein behauptetes Datum des mündlichen Gesprächs. Rechtsgrundlage ist diese gesonderte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), nicht der Login oder die Freigabe deiner Profiltexte. Dafür speichern wir nur Tag, Profilkennung und die gültige Zustimmungsversion; keine einzelnen Inhaltsaufrufe. Bodo und Paulina sehen deinen Namen und die Zahl aktiver Tage in einer internen Top 10 für 7 oder 28 Tage. Gastgeber werden nicht in dieser Liste gezählt. Frühere tägliche Prüfkennungen werden nicht nachträglich Namen zugeordnet. Teilnahme oder Ablehnung haben keinen Einfluss auf Mitgliedschaft oder Matching.
Du kannst die mündliche Zustimmung jederzeit ebenso bei Bodo oder Paulina widerrufen, zum Beispiel über die oben angegebene E-Mail. Nach Vermerk des Widerrufs stoppt diese Zählung und dein Name verschwindet sofort aus dieser Auswertung. Die betreffenden Tagesdatensätze werden bei weiteren neuen namentlichen Tageszählungen nach mehr als 35 Tagen schrittweise in höchstens 200er-Schritten bereinigt; ohne weitere Nutzung können sie länger bestehen. Zustimmungs- und Widerrufsvermerke bleiben als Nachweis getrennt erhalten; ihre verbindliche Aufbewahrung ist Teil der noch offenen Gesamtprüfung. Profil und Community-Historie werden dadurch nicht gelöscht.
Profildaten, Änderungen, Anfragen und Verbindungsrückmeldungen bleiben derzeit gespeichert, bis sie geprüft gelöscht oder anonymisiert werden. Ein Austritt bzw. eine Deaktivierung sperrt den Zugang und die Sichtbarkeit des Profils, löscht aber nicht automatisch frühere Versionen, Fotos, Gesprächsdokumentation oder den Verbindungsverlauf. Daten anderer beteiligter Mitglieder können dabei weiterhin betroffen sein.
Die Gültigkeit eines Codes oder einer Sitzung ist nicht mit der physischen Löschung des Datensatzes gleichzusetzen. Bei einer folgenden gültigen Anmeldeanfrage für eine freigeschaltete Adresse bereinigen wir Code-Prüfwerte, die seit mehr als 24 Stunden abgelaufen sind, und Sitzungen, die seit mehr als sieben Tagen abgelaufen sind. Pro Anfrage werden höchstens 100 Datensätze je Kategorie entfernt. Das ist kein zeitgesteuerter Hintergrundlauf; ohne weitere Anmeldeanfrage können abgelaufene Datensätze länger bestehen. Sicherungen werden dadurch nicht rückwirkend bereinigt. Einträge zur Codeversand-Begrenzung, die älter als 48 Stunden sind, werden bei einer folgenden Codeanforderung bereinigt; dies ist kein allgemeiner Löschlauf für Community-Daten.
Verbindliche Löschfristen und eine regelmäßige Bereinigung für Profile, Versionen, Rückmeldungen und Sicherungen sind vor dem regulären Start noch festzulegen und praktisch umzusetzen. Es wird keine automatische Löschung nach einer nicht eingerichteten Frist zugesagt. Für eine konkrete Löschungsanfrage kontaktiere uns bitte; gesetzliche Aufbewahrungsgründe und Rechte anderer Betroffener sind dabei zu berücksichtigen.
Du kannst im gesetzlichen Rahmen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Einer auf berechtigte Interessen gestützten Verarbeitung kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Eine Einwilligung kannst du für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt. Wende dich dazu an die oben genannten Kontakte.
Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Wohn- oder Arbeitsort oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für unseren Sitz ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen eine Anlaufstelle.
Stand: 30. Oktober 2026. Die Hinweise beschreiben den geprüften technischen und organisatorischen Arbeitsstand. Der abschließende Datenschutz-Startcheck, insbesondere Verträge/Transfers, konkrete Freigaben, Löschkonzept und Anbieter-Tracking, steht noch aus.
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